Julia agenda mirando tu agenda. Si la agenda está ordenada, Julia agenda bien. Son ocho comprobaciones.
Haz una comprobación a la vez. En cada una verás cómo lo compruebas y qué pasa si no lo haces. Si no encuentras algo, tu ingeniero te lo muestra en la reunión.
Duración: De cada servicio
Profesional: En cada servicio
Horarios: De locales y profesionales
Citas en línea: Que todas las reciban
Bloqueos: Almuerzo y permisos
Política: De cambios y cancelación
Colores: Estados de la reserva
Sobrecupos: Los agendas tú
1. Cada servicio tiene su duración correcta
1. Cada servicio tiene su duración correcta
Julia usa la duración de cada servicio para ofrecer horas. Si está mal, la agenda se descuadra.
Cómo lo compruebas
Abre la lista de servicios de tu agenda.
Mira la duración de cada uno. ¿Es el tiempo real, de principio a fin?
Corrige los que no coinciden. Un servicio largo debe tener su duración completa.
Revisa que no haya servicios repetidos. Si hay dos iguales, con el mismo precio y duración, deja solo uno.
Si no lo haces: Julia ofrece una hora que no alcanza, y el cliente que viene después queda esperando.
Ofrezco un servicio que no está en mi lista
Ofrezco un servicio que no está en mi lista
Por ejemplo, un servicio a domicilio.
Julia solo agenda lo que está cargado en tu agenda.
Créalo como servicio si quieres que Julia lo agende.
2. Cada servicio tiene un profesional
2. Cada servicio tiene un profesional
Un servicio sin ningún profesional asignado no se puede agendar.
Cómo lo compruebas
Recorre tus servicios, uno por uno.
Cada uno debe tener al menos un profesional que lo haga.
Si un profesional ya no hace un servicio, quítaselo.
Si hoy no lo hace nadie, déjalo apagado. No lo borres: lo tendrás listo si contratas a alguien.
Si no lo haces: Ese servicio no se puede agendar. El cliente lo pide y no consigue hora.
3. Los horarios están al día
3. Los horarios están al día
Julia ofrece horas solo dentro de los horarios que tienes cargados.
Cómo lo compruebas
Revisa el horario de cada local.
Revisa el horario de cada profesional: los días y las horas en que trabaja.
Si trabajan por turnos, el horario debe mostrar quién no está ese día.
Si un servicio solo se hace a ciertas horas, por ejemplo uno que dura medio día, revisa que eso esté en el servicio.
Si no lo haces: Julia ofrece horas en que no hay nadie, o no ofrece horas que sí tienes.
4. Tus profesionales reciben citas en línea
4. Tus profesionales reciben citas en línea
Si un profesional no recibe citas en línea, Julia tampoco puede agendar con esa persona.
Cómo lo compruebas
Revisa tu lista de profesionales.
Mira si alguno está marcado como «no recibe citas en línea».
Si lo marcaste por vacaciones o por un tiempo, revierte la marca cuando vuelva.
Si un profesional ya no trabaja contigo, desactívalo. Así nadie lo ofrece.
Si no lo haces: Nadie puede agendar con esa persona, aunque ya haya vuelto. Julia dice que no hay horas.
Un cliente pide a un profesional que ya no está
Un cliente pide a un profesional que ya no está
Pasa cuando un profesional se fue.
Desactívalo en tu agenda.
Si alguien lo pide, Julia avisa y ofrece a otro profesional del equipo.
5. Bloqueas los tiempos en que no atiendes
5. Bloqueas los tiempos en que no atiendes
Si un profesional no está disponible, bloquea ese tiempo en la agenda. Julia no lo sabe si no lo ve bloqueado.
Cómo lo compruebas
Bloquea siempre la hora de almuerzo de cada profesional.
Bloquea vacaciones, permisos y cualquier rato en que no atiende.
Si te llega un trabajo sin agendar, agéndalo o bloquea ese tiempo.
Mira tu agenda de mañana antes de cerrar el día.
Si no lo haces: Julia ve ese tiempo libre y le agenda un cliente justo cuando no estás.
6. Tu política de edición y cancelación
6. Tu política de edición y cancelación
Julia sigue la regla de tu sitio: hasta cuántas horas antes de la cita se puede cambiar o cancelar. Es la misma de Antes de encender a Julia; revísala ahí.
Cómo lo compruebas
Revisa la política de edición y cancelación como en Antes de encender a Julia.
Revisa también hasta cuánto tiempo adelante se puede reservar y con cuánta anticipación mínima.
Si no lo haces: Julia sigue la regla que tengas, aunque no te sirva. Con 24 horas, un cliente que quiere cancelar 3 horas antes escucha que ya no se puede.
Un cliente quiere reservar para dentro de una hora
Un cliente quiere reservar para dentro de una hora
Si pusiste una anticipación mínima de 3 horas, no se puede.
Julia le dirá que no hay disponibilidad.
Pide a tu ingeniero que te recomiende cuánto poner.
7. Usas los colores de la agenda
7. Usas los colores de la agenda
Los colores de tu agenda muestran el estado de cada reserva. Úsalos siempre. Se pueden personalizar: si cambiaste los colores, los tuyos serán otros.
Cómo lo compruebas
Por defecto, una reserva nueva es azul: reservada.
Cuando el cliente viene, márcalo como «Asistió». Por defecto queda en rosado.
Si tenía hora y no llegó, márcala como «No asistió».
Si el cliente avisó que no viene, cancela la reserva.
Si no lo haces: Julia y tú no pueden saber cuántos clientes vinieron de verdad. Los números de Julia quedan incompletos.
8. Los sobrecupos los agendas tú
8. Los sobrecupos los agendas tú
Julia no agenda sobre un cupo ocupado. Si el cliente insiste, le pasa la conversación a una persona.
Cómo lo compruebas
Mira si en tu agenda hay horas con más de un cliente a la vez.
Decide cuándo aceptas un sobrecupo. Esa decisión la tomas tú.
Cuando Julia te pase una conversación así, el chat queda en rojo, en «Requiere atención» (ver Atiende los chats que Julia no pudo resolver).
Revisa «Requiere atención» durante el día y responde tú.
Si no lo haces: El cliente queda esperando: Julia no agenda sobre el cupo y nadie vio el chat.
Es parte de la guía Agentes IA: usa a Julia en el portal.