Los recordatorios por mail es una funcionalidad disponible en cualquiera de nuestros planes, consiste en envío de mails a tus clientes notificando una cita o recordandoles que deben asistir, de esta manera podrán confirmar su asistencia o cancelar la cita para dar espacio a otra persona que lo ocupe.
Para que funcionen correctamente sólo debes configurarlos y completar el correo electrónico de cada uno de tus clientes en la base de datos.
1.- Para configurar tus recordatorios debes ir al engranaje/tuerca y seleccionar la opción "Configuraciones".
2.- Selecciona la opción "Recordatorios" del menú de configuraciones.
3.- Primero define si quieres activar o no los recordatorios por email. En caso de dejarlo activo, elije cuándo quieres que tus clientes reciban el recordatorio de cita.
Recomendaciones 👆:
Si tu negocio es generalmente de reservas con bastante anticipación (más de 3 semanas), recomendamos que configures la opción 3 días antes o 2 días antes. Ya que es más fácil que un cliente olvide que agendó para esa fecha.
Si tus clientes agendan con una semana de anticipación o un poco más, recomendamos la opción 1 día antes. En este caso el correo llegará un día antes de la cita en el horario indicado.
Finalmente si las citas son con un par de días de anticipación, el día antes o el mismo día recomendamos el recordatorio de "El mismo día" así tus clientes podrán avisar si van o no y puedes reponer rápidamente esa cita.
4.- Luego, recomendamos configurar si tus clientes pueden modificar o cancelar la cita, y las políticas de edición de las mismas.
Para eso, dirígete a la sección "Sitio web" del mismo menú de configuraciones y ubica la sección "Edición y cancelación de reservas en línea".
👉 Activa o inactiva las opciones de "Reservas editables" si quieres o no que tus clientes puedan reagendar desde el mail de recordatorio y "Reservas cancelables" si quieres o no que tus clientes puedan cancelar citas desde el mail de recordatorio. No olvides guardar los cambios.
👉 Define con cuántas horas mínimas de anticipación el cliente podría reagendar su cita o cancelarla en el ítem "Política de edición de reservas" y en el ítem "Ediciones Máximas" define cuántas veces puede reagendar un cliente.
5.- Ahora que tienes configurados tus recordatorios de cita debes saber lo siguiente:
AgendaPro envía originalmente 2 correos electrónicos a tus clientes.
El primero es un mail de notificación de reserva que llega al momento de que el cliente agenda su cita o tu agendas la cita del cliente desde el calendario.
Luego AgendaPro enviará el recordatorio para confirmación de cita según la configuración explicada en el punto 3.
Si agendas a tu cliente el mismo día de la cita o el cliente se agenda el mismo día mediante tu sitio de reservas online, el cliente sólo recibirá un correo correspondiente al recordatorio de cita.
El horario de envío de los recordatorios programados (sin considerar los que se envían a último momento) es a las 7:30 am tal como indica el menú de selección de momento de envío.
Recuerda que si desactivas el envío de recordatorios por mail los correos no llegarán a tus clientes.
6.- Recuerda que para que el cliente reciba su notificación y recordatorio por mail debe tener marcada la opción de "notificar y enviar recordatorio por mail" en la reserva en la agenda.
¿Cómo puedo revisar si los recordatorios por mail se están enviando y visualizando?
Opción 1: Puedes ver si el cliente recibió efectivamente el recordatorio en la opción "Recordatorios" dentro de la reserva.
Opción 2: En la sección resumen puedes visualizar rápidamente el envío de correos y su apertura.
En la imagen de ejemplo se puede obtener la siguiente información:
Reservas total del periodo (109 en la imagen de ejemplo)
Porcentaje de correos enviados respecto a las reservas totales (39% en la imagen de ejemplo)
Porcentaje de citas confirmadas respecto a los correos enviados (23% en la imagen de ejemplo)
Opción 3: Consulta nuestra sección especial de recordatorios del menú principal
Selecciona la opción Recordatorios del menú principal en tu cuenta.
Verás la información de ingresos confirmados mediante los recordatorios automáticos de email.
y más abajo tendrás el detalle de los clientes que no recibieron recordatorios, ¡Esto te ayudará a corregir sus datos y optimizar el envío de recordatorios de cita!
Revisa el siguiente tutorial si deseas aprender a consultar la vista de recordatorios.
En AgendaPro tenemos disponibles también los recordatorios de cita automáticos mediante WhatsApp. Si deseas saber cómo se activan y configuran consulta esta guía.