En esta sección encontrarás información y configuraciones de los bloques del agenda, comportamiento de tus reservas y datos del cliente visibles en las reservas.

1.- Dirígete a la Tuerca/ Engranaje y selecciona la opción "Configuraciones"

2.- Selecciona la opción Agenda, revisaremos cada detalle.

En “Bloque Agenda” podrás ajustar la duración de cada bloque visible en la Agenda para o calendario para los administradores y recepcionistas. Esto también lo puedes cambiar directamente en la Agenda usando el ícono del reloj.

Por defecto la configuración viene establecida en 15 minutos, lo cual te brinda buena visibilidad e información de cada reserva. Esto no significa que las reservas se ofrecerán cada 15 minutos, es solamente la configuración visual del calendario, y de esta forma las reservas quedarán del tamaño que requieras. Por ejemplo, si usamos los 15 minutos por bloque, y uno de tus servicios dura 1 hora, una reserva ocuparía 4 bloques en el calendario.

En “Comportamiento de Reservas” podrás activar diferentes opciones que te permiten controlar el funcionamiento de tus reservas en el calendario. La opción “Reservas Sobrepuestas” permite que los profesionales puedan tener dos o más reservas en un mismo horario. Esto es sólo válido para reservas ingresadas internamente, tus clientes que reservan desde el sitio de agendamiento no podrán reservar ellos mismos en un horario que ya esté ocupado.

“Sobrecarga de recursos” permite una opción similar a la anterior, donde podrás hacer reservas sobrepuestas en los calendarios de tus recursos, incluso cuando estén siendo utilizados o no disponibles. Esto es sólo válido para reservas ingresadas internamente, tus clientes que reservan desde el sitio de agendamiento no podrán reservar ellos mismos en un horario que ya esté ocupado. Para más información sobre los recursos, recuerda revisar la sección de Administración→Recursos.

La opción “Reservas fuera de horario” permite poder tomar reservas fuera del horario del profesional o del recurso con horario, para reservas ingresadas internamente. Si habilitas esta opción podrás hacer reservas en todo el horario visible en la sección “Calendario”.

Adicionalmente puedes habilitar y definir horas extendidas de atención con la opción “Extender Calendario” y “Horario de Calendario Extendido”. Las horas extendidas solo funcionan para agrandar los espacios visibles de horas en el calendario, pero no permiten que el cliente se agende por sí mismo en esas horas, solo está disponible para reservas internas.

En “Reservas en bloqueo de horario” el sistema permite poder tomar reservas en bloqueos de horario en el calendario, para reservas ingresadas internamente.

En “Requerir datos de contacto”, al generar una nueva reserva, desde el calendario, el cliente debe tener asociado, como mínimo, email o teléfono. Si no se ingresa alguno de estos datos, el sistema no creará la reserva.

La opción “Historial de modificaciones de reservas”, guardará un historial de modificaciones de cada reserva. Este historial será visible exclusivamente por el Administrador General y el Administrador Local, para las reservas de las sucursales a las que estén asociados.

Si activas el botón “Requerir código de autorización”, el sistema requerirá un código para la creación y modificación de las reservas en el calendario. Esto evita cambios no permitidos en el calendario. Igualmente deberás configurar los códigos de autorización para los administradores y los profesionales en Engranaje→ Configuraciones→ Códigos de Autorización.

La opción “Ficha requerida” sirve para que al guardar una reserva con el estado Asiste, deba tener al menos una ficha de cliente asociada en el calendario. Si no existe la ficha antes de marcar la cita como asiste, el sistema no permitirá guardar los cambios.

La sección “Configuración de campos adicionales” permite habilitar o deshabilitar datos adicionales del cliente, los cuales se solicitarán al crear una reserva en “Calendario”. Por defecto el sistema solicita los campos de: Nombre, Apellido, Email y Teléfono, pero puedes marcar los datos adicionales que requieras uno a uno haciendo clic en los botones de la columna “Usar en Calendario”, y puedes definir si es obligatorio o no, en la columna adyacente. Para más información de cómo configurarlo visita nuestra guía.