En este artículo te enseñaremos a realizar la activación de la funcionalidad Gift Card, registrar un pago o emisión de una tarjeta, realizar una venta utilizando el saldo de una gift card (canje/redimir), y finalmente características del panel Gift card.
Antes de empezar es importante que conozcas lo siguiente:
Características generales del funcionamiento de Gift cards en AgendaPro.
Las tarjetas son asignadas a:
- "Comprador - Nominativa": Permite el canje de la tarjeta solo por el cliente que compró la gift card.
- "Al portador": Permite el canje de la tarjeta por quien tenga la clave de la misma.
- No es posible traspasar una gift card "Comprador - Nominativa" a otro cliente.
La vigencia se configura ya sea "Con vencimiento" o "Sin vencimiento", la tarjeta queda activa desde el momento del pago de la misma.
Permite canjear o redimir varias gift card en un mismo pago.
El saldo de cada gift card es propio de cada tarjeta y no puede ser traspasado a otra tarjeta.
Los gift cards se pueden canjear en todos los locales de mi empresa.
Bien!, comencemos por activar Gift card en tu empresa:
Para configurar la función de Gift card, debemos ingresar a la plataforma como Administrador General y luego ir al ícono de Engranaje > Configuraciones
Selecciona la opción de Sistema de Caja del listado ubicado a la izquierda:
En el módulo Sistema de caja desplázate hacia abajo y encontrarás la configuración de 'Gift card'
Al activar la opción 'Gift cards' se agregará una nueva opción en la ventana de 'Agregar Pago' denominada 'Gift card', lugar donde podrás configurar la(s) tarjeta(s) que necesites vender.
* Si desactivas la opción 'Gift cards' se deshabilitará la venta de nuevas gift cards pero podrás seguir aceptando canjes de tarjetas en circulación o emitidas.
Al activar la opción 'Afecto a Impuesto' se realizará un desglose del impuesto en los comprobantes de pago de la venta. Por defecto, dicha opción viene deshabilitada.
De esta forma, has terminado la configuración de Gift card en tu cuenta de AgendaPro.
Luego de activar la funcionalidad Gift card podrás empezar a vender tarjetas en tu cuenta de AgendaPro. Para registrar una venta puedes realizarlo por los siguientes módulos: Calendario, Ventas --> Ventas Facturadas, Caja de Ventas. Y selecciona la opción 'Agregar Pago'.
Opción en módulo Calendario.
Opción en módulo Ventas Facturadas.
Se abrirá una ventana emergente donde podrás configurar la venta a registrar, en la imagen podrás ver la opción que se habilitó de 'Gift Card':
Al hacer click en la opción 'Gift Card' podrás configurar las siguientes opciones:
Opciones de Gift Card:
Precio: Corresponde al saldo inicial que tendrá la gift card.
Vendedor: Selecciona al vendedor que registra dicha venta.
Vencimiento: hay dos opciones disponibles.
a. Con vencimiento: Duración que tendrá la gift card para ser canjeada una vez emitida.
b. Sin vencimiento: La tarjeta no tiene una fecha de vencimiento.
Importante: en ambos casos, la tarjeta se encontrará activa desde el día/hora de registrado el pago en AgendaPro. Por lo tanto, su vencimiento comienza a regir desde la misma fecha/hora.
Una vez configurada la Gift card a vender haz click en el botón 'Agregar' para añadir la tarjeta al carrito de ventas, quedando de la siguiente manera:
Una vez agregada la tarjeta podrás asignar un Descuento a la venta de ese ítem, el cual solo afectará al total a pagar por el cliente final y no al saldo asignado a la gift card.
Por ejemplo, si estoy vendiendo una Gift card de saldo CLP $50.000 y entrego un 10% de descuento, la tarjeta mantendrá su saldo original de CLP $50.000 y el monto que debe pagar el cliente final será de CLP $45.000.
Puedes agregar más Gift cards y/o Servicios/Productos/Planes a la misma venta.
Luego, selecciona el 'Medio de pago' para completar el total a pagar por el cliente por la venta.
Importante: Si el carrito de ventas contiene la venta de una Gift card ese pago NO podrá ser guardado como 'Abono', debe ser pagado en su totalidad para poder 'Generar Comprobante de Pago' y finalizar la venta.
Al hacer click en la opción 'Generar Comprobante de Pago' podrás ver las siguientes opciones:
Si la venta contiene:
Solo Gift Card(s):
Tabla gift cards: Se desplegará todas las gift card que contiene esa venta, donde podrás asociar cada tarjeta para su posterior uso en la columna 'Asociar a', bajo las siguientes opciones:
a. Al portador: La tarjeta podrá ser utilizada por cualquier persona que tenga la clave única de la tarjeta.
b. Comprador: La tarjeta podrá solo ser utilizada por el mismo cliente que está comprando la gift card en esa venta.
Importante: No es posible asignar una tarjeta asociada a un 'Comprador' a otro cliente.
Gift card(s) y otro(s) ítem(s) Servicios, Planes, etc.: Podrás ver dos tablas, la primera con el detalle de Servicios/Productos/Planes, y luego la de Gift cards.
Tabla Servicios/Productos/Planes: Se desplegará todos aquellos ítems de la venta que corresponden a Servicios, Productos, y Planes que contiene la venta.
Ticket (azul) seleccionable: Permite configurar por cada ítem(s) de esa tabla los Comprobantes de pago a emitir, se muestra en la siguiente imagen:
Tabla gift cards: Se desplegará todas las gift card que contiene esa venta, donde podrás asociar cada tarjeta para su posterior uso en la columna 'Asociar a', bajo las siguientes opciones:
a. Al portador: La tarjeta podrá ser utilizada por cualquier persona que tenga la clave única de la tarjeta.
b. Comprador: La tarjeta podrá solo ser utilizada por el mismo cliente que está comprando la gift card en esa venta. Importante: No es posible asignar una tarjeta asociada a un 'Comprador' a otro cliente.
Consideración importante: El comprobante del pago de la(s) gift card(s) se emite automáticamente al 'Guardar Pago', generando un certificado tipo 'Ingreso de dinero Gift card' que no corresponde a un Documento tributario, el cual respeta el número correlativo que es configurable en 'Administración', 'Local'.
Una vez configurado los comprobantes, verás un mensaje de confirmación y algunas opciones:
Imprimir: Podrás imprimir el Resumen del pago, Boleta(s)/Factura(s), y el 'Comprobante ingreso Gift card'.
Enviar email: Podrás enviar en un solo email cada comprobante detallado anteriormente en archivos PDF individualizados.
Guardar pago: Guarda el pago realizado sin acciones adicionales.
¿Dónde podemos encontrar la clave para utilizar la gift card?
La clave se incluye en el 'Comprobante de ingreso Gift card', también la puedes encontrar en el formato .PDF que se envía al cliente como Regalo vía email (ver Panel Gift Card en Módulo Ventas para más detalles).
Para canjear o redimir una gift card ya emitida lo puedes realizar ya sea en el módulo Calendario o en módulo Ventas Facturadas al hacer click en el botón 'Agregar pago'.
En la ventana de 'Agregar pago' debes continuar como siempre el proceso de venta, buscando/registrando al cliente final, luego seleccionar ítem(s) para agregar al carrito de venta, una vez que tengas el precio total a cobrar puedes registrar la acción de canjear una gift card, a la derecha verás una franja llamada Gift card:
Al hacer click sobre ella se desplegará una serie de opciones, tal como se muestra a continuación:
a. Campo Clave: En este campo puedes ingresar la clave única de la gift card que el cliente quiere canjear o redimir en esta compra. Una vez ingresada la clave de la tarjeta, AgendaPro te indicará automáticamente el Saldo actual disponible y también su estado, es decir, si se encuentra Activa o Vencida.
b. Campo Monto a canjear: Debes ingresar el monto total o parcial que el cliente quiere canjear en esta transacción.
Luego de completar los pasos anteriores, se habilitará el botón Canjear, ingresando el monto canjeado como 'Gift card' como parte total y/o parcial con el resto de medios de pago (efectivo, tarjetas, etc.) en la sección Resumen de pago.
Listo!, de esa forma ya se realizó el canje parcial/total del saldo disponible de la gift card, por lo tanto, ya puedes continuar con la finalización normal del proceso de pago (Generar comprobante de pago).
Podrás gestionar las tarjetas emitidas de tu negocio así conocer los montos de dinero que han sido canjeados o redimidos, cantidad de tarjetas por estado, el historial de transacciones o usos, y enviar por email en formato .PDF la gift card como regalo.
Para acceder al panel de Gift card debes ir al módulo Ventas, y seleccionar la opción Gift Card.
Allí podrás acceder a la siguiente pantalla:
A continuación te entregaremos más detalles del panel de Gift card:
Cliente:
Permite que busques a un cliente registrado en tu base de clientes, el cual te indicará todas las gift card(s) que ese cliente haya adquirido en tu negocio.
Los resultados se reflejarán en la tabla de abajo acorde a la vista de estados actual, ya sea Activas / Vencidas / Todas (incluye todos los 2 estados).
Imagen: Tabla de información por estados.
Consulta una Gift card:
Permite conocer información detallada de una gift card, para ello debes ingresar la clave de la tarjeta a consultar, si la clave es correcta se habilitará automáticamente el botón Verificar, en caso que la clave no exista o exista un error te lo indicará y no se habilitará el botón Verificar.
Se abrirá una ventana donde podrás conocer la información del comprador de la gift card, sus características o condiciones de uso, y el historial de transacciones realizadas desde el momento de su venta.
Imagen: ejemplo de las propiedades de una gift card.
Panel de información sobre montos de dinero:
Te permitirá conocer los flujos de dinero relacionados con las gift card emitidas, siempre en montos totales de tarjetas vendidas, canjes y saldos de las tarjetas, es importante señalar que dicha información no considera los estados de la tarjetas (activas/vencidas). Pueden existir tarjetas con estado vencido, ya sea agotaron su saldo $0 o por vencimiento ya caducaron), las cuales también se incluyen en el Saldo total sin canjear.
Además, podrás ver la cantidad total de tarjetas por sus 2 estados:
Es importante mencionar que la información de las tarjetas varía según el selector de fechas, locales, y también si buscas las gift card que compró un cliente en particular.
Descargar reporte:
Podrás descargar en formato excel un completo reporte de emisión de gift card, historial de transacciones por cada gift card, así poder realizar un control con los otros reportes que te ofrece AgendaPro en el módulo de Ventas.
Al vender una gift card ¿cómo se refleja el dinero que pagó el cliente por la tarjeta en ventas facturadas y en caja de ventas?
Consideremos el siguiente ejemplo:
Al realizar una venta que contiene el pago de un Servicio y una gift card, se registran las siguientes acciones:
Se genera un comprobante de ingreso de Gift card, en el que detalla todas las tarjetas que contiene esa venta:
Imagen: comprobante de ingreso Gift card.
En ventas facturadas se reflejarán aquellos pagos que contienen solo Servicios, Productos, Planes, ya que son ítem(s) que han sido facturados.
Por otro lado, las gift card se consideran como montos no facturados (paso 2 de la imagen), por lo tanto no se reflejan como una venta facturada ya que al momento de vender una tarjeta solo ingresa dinero a la caja (haber), el cual se utilizará como medio de pago en otra venta.
Para ayudarte en este proceso al presionar el botón 'Ver' de una venta facturada habilitamos un campo 'monto no facturado' (paso 2 de la imagen) que te indicará el monto asociado a la gift card que se emitió en esa venta:
Imagen: Como se refleja una venta en ventas facturadas.
En caja de ventas, en la pestaña de Flujos de ventas facturadas se reflejarán aquellos pagos que contienen solo Servicios, Productos, Planes (considerados facturados). Y en la pestaña de Gift card encontrarás las tarjetas que se vendieron y se registró un ingreso de dinero por ese concepto:
De igual forma, agregamos en la barra de totales de dinero una columna Gift card (paso 1 de la imagen) que indica el total de dinero que ingresó a la caja por conceptos de ventas de gift cards.
Imagen: Barra totales de dinero de caja de ventas.
Es importante señalar que cada vez que se realiza un canje de saldo de cada tarjeta, el total canjeado se resta de los ingresos para entregar un Resultado de Flujos del Periodo (paso 2 de la imagen anterior) correcto.
También, al posicionarse sobre Resultado de Flujos del Periodo con el puntero del mouse te indicaremos automáticamente cuanto es el monto total por canje que se restó de la operación:
2. ¿Puedo realizar el canje de una gift card para pagar una Reserva de Servicio con fecha futura (distinto al día presente)?
Si, puedes seleccionar una fecha de registro de pago distinto al día actual, AgendaPro permitirá redimir la gift card mientras esté Activa, es decir, desde su fecha de emisión y antes de la fecha de vencimiento (si es que tiene).
Te recomendamos realizar lo siguiente:
Al ingresar a la ventana de "Agregar Pago", la primera acción que debes realizar es seleccionar la fecha de pago a registrar, y luego realizar cualquier paso adicional como seleccionar el Método de pago, Canjear una Gift card.
Imagen: Pasos para registrar venta con fecha distinta al día actual.
Importante: Si cambias la fecha luego de haber seleccionado el Método de pago y/o Canjeado una Gift card, entonces esa selección se eliminará y deberás volver a configurar métodos de pago y canjes de gift cards.
Por lo anterior, es que recomendamos realizar el paso descrito anteriormente (Imagen: Pasos para registrar venta con fecha distinta al día actual.).No es posible realizar el canje de una gift card con fecha anterior al día que fue emitida (vendida), por ejemplo: Si la tarjeta se emitió el 25 de Agosto 2020, y al momento de 'Agregar un pago', seleccionas una fecha anterior, 24 de Agosto 2020, entonces la tarjeta no podrá ser redimida (no existe).
3. ¿Es posible eliminar una Gift card?
Si, es posible eliminar una Gift card ya emitida siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:
La tarjeta debe estar sin uso (canjes).
En casos que la tarjeta ya fue canjeada total o parcialmente, entonces debes eliminar todos los pagos donde fue redimida.
Una vez que la tarjeta queda liberada de todos los pagos (canjes) entonces debes ir a Ventas --> Caja de Venta, y allí seleccionar la pestaña 'Gift cards'. Recuerda que puedes encontrar la gift card seleccionando la fecha en que fue emitida.
Ahora selecciona del menú Acciones la opción Eliminar, ingresa la palabra ELIMINAR (con mayúsculas), y guarda.
Importante: Solo es posible eliminar gift cards en Caja de Ventas y no en Panel de Gift cards.
4. ¿Es posible bloquear una Gift card?
Si, es posible bloquear una Gift card ya emitida para que no pueda ser redimida, ten presente las siguientes indicaciones:
Condiciones del bloqueo:
La tarjeta quedará bloqueada instantáneamente y no podrá ser utilizada.
El vencimiento de la tarjeta se mantiene, es decir, no se pausa su vigencia.
Por ejemplo: Si una gift card tiene una duración de 1 mes, y se realiza el bloqueo efectivo el día 20, el día siguiente será el 21 y así sucesivamente hasta completar los 30, día en el que quedará vencida sin posibilidad de volver a activarla.Si la tarjeta no tiene vencimiento, entonces no hay límite para volver a activarla.
Las transacciones realizadas (canjes) y saldo restante se mantienen sin variación.
Condiciones del desbloqueo:
La tarjeta solo se puede volver a habilitar antes del día de vencimiento de la misma, posteriormente a esa fecha no es posible su reactivación.
El saldo disponible es el mismo del momento en que se bloqueó, y así mismo sus transacciones realizadas (canjes).
Para realizar el bloqueo/desbloqueo entonces debes ir a Ventas --> Panel Gift Card, y en la tarjeta que necesitamos bloquear/desbloquear, selecciona del menú Acciones la opción Bloquear/Desbloquear, ingresa la palabra BLOQUEAR o DESBLOQUEAR (con mayúsculas), y guarda.
Importante: Las tarjetas bloqueadas quedarán visibles en la pestaña 'Vencidas' del panel, y una vez desbloqueadas se encontrará en la pestaña 'Activas' del mismo panel.