1. - El primer paso es activar la opción de videoconferencias en la sección de configuración. Puede ser activado solamente por el administrador general en "Configuraciones" -- "Reservas" y prender el switch en la opción "Enlace para videoconferencias"
No olvides guardar los cambios de configuración, ahora pasaremos a la configuración de videoconferencia en los servicios o clases que necesites activarlo.
2.- Para configurar la opción en cada servicio, dirígete a "Administración" -- "Servicios". Sólo los administradores generales o de local pueden activar esta opción por servicio.
3.- Una vez allí podemos crear un Nuevo Servicio o editar uno existente, en la ventana que se muestra en pantalla ingresamos a la pestaña 'Opciones avanzadas'.
4.- Y luego podemos activar o desactivar la función de videoconferencia para ese Servicio, y de esta manera, podemos guardar la configuración realizada.
Importante: Cualquier modificación que realicemos, activar o desactivar videoconferencia, afectará a todas las reservas futuras de ese servicio y no se notificará automáticamente de ese cambio a los clientes de esas reservas.
Ahora que ya hemos configurado nuestro Servicio, podemos realizar o gestionar reservas en la sección Agenda.
5.- Puedes crear una reserva en la agenda ya sea directamente desde la agenda haciendo clic en el horario y la columna del profesional que realizará el servicio.
También puedes crear una reserva desde la opción general de la agenda "Nuevo" y luego seleccionar "Reserva".
6.- En la ventana de Nueva Reserva incorporamos el cliente que vamos a agendar y más abajo podemos seleccionar el servicio.
Dependiendo de la configuración de videoconferencia (activada o desactivada), podremos ver la opción "Servicio por videollamada" (check), y guardar la Reserva:
Tras agendar la reserva con videoconferencia activa, verás un ícono de cámara que la diferencia de otras citas presenciales.
👉🏼 ¿Se puede desactivar la videoconferencia de un servicio para una reserva específica?
Sí, puedes remover el check 'Servicio por videollamada' situado bajo el servicio seleccionado previamente, y al guardar se generarán los cambios realizados solo para esa reserva, AgendaPro enviará una actualización de la modificación de la reserva al cliente.
Si deseas hacerlo desde el principio, desactiva el check cuando estés agendando la cita y el cliente recibirá un mail con la información de una cita presencial.
7.- Para hacer la videoconferencia de manera efectiva, el cliente recibirá el mail de notificación de reserva con el enlace a la videollamada y los requisitos técnicos de conexión.
8.- Por otro lado, el profesional podrá acceder al enlace para unirse a la videollamada con el cliente desde la misma reserva en la agenda.
👉🏼 Podrán copiar el enlace para el cliente en caso de que no haya revisado el email de notificación previamente.
Cuando llegue la hora de la cita, ambas partes (cliente y profesional) deberán ingresar a sus respectivos enlaces y se habilitará la sala para tener la sesión de videoconferencia. Pueden ingresar 5 minutos antes si lo desean, luego de que pase la hora de duración del servicio, la sala se inhabilitará.
👉🏼 ¿Cómo lo ve el cliente desde el sitio de reservas?
Ahora tus clientes podrán conocer cual(es) de tus servicio(s) tienen modalidad videoconferencia mediante un ícono (cámara) y el texto 'Videoconferencia':
Luego, en tu cuenta de AgendaPro todas las reservas de servicios por videoconferencia creadas desde tu sitio web vendrán automáticamente con la función activada, y las notificaciones que reciba el cliente y prestador por email tendrán el link a la videoconferencia que solo se activará para el día y hora reservado.
Importante: Solo aquellos servicios con videoconferencia activada en sus 'Opciones avanzadas' serán anunciados con esa descripción en tu sitio web.
Consideraciones importantes
1. Si un cliente o prestador ingresa efectivamente a la videoconferencia pero el otro participante no ingresa, ¿Puedo modificar la hora/día de la misma reserva y así utilizar el mismo enlace de conexión?
Se debe crear una nueva reserva del servicio ya que el enlace original se considera utilizado y la modificación de hora/fecha no crea uno nuevo. Por lo tanto, es necesario volver a crear una nueva reserva de ese servicio, así se genera un nuevo enlace válido de videoconferencia que podrá ser utilizado por sus participantes.
2. Si alguno de los participantes de la videoconferencia pierde la conexión a Internet, ¿Cómo puede ingresar nuevamente a la videoconferencia?
El reingreso a la sala de videoconferencia será automático mientras el participante no cierre la ventana de la videoconferencia en su navegador de Internet, independiente si se encuentra en su computador o dispositivo móvil. Además, el autoingreso solo será válido durante la hora de la videoconferencia.
3. Antes de unirme o durante la videoconferencia, ¿Los participantes pueden cambiar su Nombre?
Los nombres de los participantes que se muestran en la videoconferencia están asociados a los datos ingresados en AgendaPro, es decir:
Cliente: El nombre registrado en el perfil del cliente.
Profesional: El nombre registrado y asociado al profesional del servicio.
Por lo anterior, el nombre de los participantes no puede ser modificado en la videoconferencia.