El primer paso es configurar cada servicio, ya sea del tipo Servicio o Clase, que se realiza bajo la modalidad videoconferencia.

Configuración de servicios

Para configurar la función de videoconferencia, debemos ingresar a la plataforma como Administrador General o Administrador Local y luego ir a Administración > Servicios

Una vez allí podemos crear un Nuevo Servicio o editar uno existente, en la ventana que se muestra en pantalla ingresamos a la opción 'Opciones avanzadas'

Y luego podemos activar o desactivar la función de videoconferencia para ese Servicio, y de esta manera, podemos guardar la configuración realizada.

Importante: Cualquier modificación que realicemos, activar o desactivar videoconferencia, afectará a todas las reservas futuras de ese servicio y no se notificará automáticamente de ese cambio a los clientes de esas reservas.

Ahora que ya hemos configurado nuestro Servicio, podemos realizar o gestionar reservas en el Calendario de AgendaPro.

Crear una reserva

A continuación, te presentamos cómo realizar una nueva reserva en el Calendario de AgendaPro de un servicio del tipo Servicio y Clase:

Tipo Servicio:

Nos situamos sobre el bloque horario del Prestador o hacemos click en el botón Agregar Reserva.

Método 1: Podemos hacer click en el bloque horario y luego seleccionar 'Agregar Reserva':


Método 2: Hacer click en el botón superior de 'Agregar Reserva':

Luego, en la ventana de Nueva Reserva podemos seleccionar el servicio, y dependiendo de la configuración de videoconferencia (activada o desactivada), podremos ver la opción de videoconferencia (check), y guardar la Reserva:

Importante: Si el servicio no tiene activado videoconferencia en sus 'Opciones Avanzadas', no será posible activar la modalidad videoconferencia en la ventana de Reserva.

¿Se puede desactivar la videoconferencia de un servicio del tipo Servicio para una Reserva específica?

Sí, puedes remover el check 'Servicio por videoconferencia' situado bajo el servicio seleccionado previamente, y al guardar se generarán los cambios realizados solo para esa Reserva. Y AgendaPro enviará una actualización de la modificación de la reserva al cliente.

Importante: Esta modalidad solo se aplica a servicios que en sus 'Opciones Avanzadas', tenga su configuración activa de videoconferencia.

¿Qué puedo hacer si el servicio para algunos clientes de un Servicio es por videoconferencia y para otros es presencial?

Si el servicio está configurado en 'Opciones avanzadas' con Videoconferencia, y necesitas crear una nueva reserva de ese servicio para un cliente que lo necesita de forma presencial entonces:

Luego de seleccionar el servicio, remueve el check 'Servicio por videoconferencia' y luego hacer click en 'Guardar' para crear la reserva:

Así el cliente recibirá la notificación de nueva reserva con la dirección física donde se realizará la prestación del servicio.

Tipo Clase:

Nos situamos sobre la Clase que realiza el Prestador y hacemos click en ella para ingresar:

Nota: Mediante el ícono (cámara) situado a la izquierda del bloque de la Clase podrás identificar que esa clase se realiza solo por videoconferencia, es decir, en su en sus 'Opciones Avanzadas', se encuentra activa la función de videoconferencia.

En la ventana de la Clase ya podemos Agregar Reservas:

Al hacer click sobre 'Agregar Reserva' veremos la ventana de Nueva Reserva para esa Clase, así podremos agregar los participantes, según la capacidad de dicha Clase:

Si la clase tiene al menos una Reserva ya podremos obtener los enlaces del Prestador y de cada uno de los participantes de la Clase:

Importante: Los enlaces de los participantes son individuales para cada uno de ellos.

¿Se puede desactivar la videoconferencia de un servicio del tipo Clase para una Clase específica?

No, ya que una Clase se rige bajo una configuración de día y hora pre-establecido por configuración, no se podrá remover la función de videoconferencia para una clase específica.

Importante: Si una clase tiene activado videoconferencia y ya no contará con dicha modalidad, entonces te recomendamos desactivar videoconferencia en 'Opciones avanzadas' de esa clase. Lo anterior afectará a todos los horarios programados de esa clase y sus reservas.

Notificaciones

Al generar una nueva Reserva o cualquier configuración realizada sobre un servicio, independiente si es del tipo Servicio o Clase, el cliente final y su prestador será notificado por email de la modalidad en la que se realizará el servicio (videoconferencia con su enlace), y además de los Requisitos técnicos de conexión:

Reservas por Minisitio

Ahora tus clientes podrán conocer cual(es) de tus servicio(s) tienen modalidad videoconferencia mediante un ícono (cámara) y el texto 'Videoconferencia':

Luego, en tu cuenta de AgendaPro todas las reservas de servicios por videoconferencia creadas desde tu Minisitio vendrán automáticamente con la función activada, y las notificaciones que reciba el cliente y prestador por email tendrán el link a la videoconferencia que solo se activará para el día y hora reservado.

Importante: Solo aquellos servicios con videoconferencia activada en sus 'Opciones avanzadas' serán anunciados con esa descripción en tu Minisitio.

Enlaces de acceso a la videoconferencia

Los enlaces para acceder a la conferencia serán incluídos en las notificaciones de email a Cliente final y Prestadores asociados a la reserva del servicio, independiente si es del tipo Servicio o Clase.

Emails:


Al ingresar a la Reserva en tu cuenta AgendaPro:


Tipo Clase:

Consideraciones importantes

1. Si un cliente o prestador ingresa efectivamente a la videoconferencia pero el otro participante no ingresa, ¿Puedo modificar la hora/día de la misma reserva y así utilizar el mismo enlace de conexión?

Se debe crear una nueva reserva del servicio ya que el enlace original se considera utilizado y la modificación de hora/fecha no crea uno nuevo. Por lo tanto, es necesario volver a crear una nueva reserva de ese servicio, así se genera un nuevo enlace válido de videoconferencia que podrá ser utilizado por sus participantes.

2. Si alguno de los participantes de la videoconferencia pierde la conexión a Internet, ¿Cómo puede ingresar nuevamente a la videoconferencia?

El reingreso a la sala de videoconferencia será automático mientras el participante no cierre la ventana de la videoconferencia en su navegador de Internet, independiente si se encuentra en su computador o dispositivo móvil. Además, el autoingreso solo será válido durante la hora de la videoconferencia.

3. Antes de unirme o durante la videoconferencia, ¿Los participantes pueden cambiar su Nombre?

Los nombres de los participantes que se muestran en la videoconferencia están asociados a los datos ingresados en AgendaPro, es decir:

  • Cliente: El nombre registrado en el perfil del cliente.
  • Prestador: El nombre registrado y asociado al prestador de servicio.

Por lo anterior, el nombre de los participantes no puede ser modificado en la videoconferencia.

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