AgendaPro tiene un sistema de registro de ventas que te permite tener todo ordenado y llevar el control de tu negocio. Por ejemplo, puedes registrar el pago de una cita para que se marque como pagada en la agenda, o registrar una venta de un cliente al paso.
👀 Si todavía tienes el antiguo sistema para registrar ventas, haz clic acá para ver la guía correspondiente.
Consulta este índice con los temas que explicaremos en este artículo:
Las dos vistas de la caja
Cuando cobras desde un computador, la caja puede verse de dos formas. Los pasos para cobrar son los mismos en las dos; lo que cambia es dónde está cada botón.
Vista ampliada (dos columnas). La caja se abre más ancha y se divide en dos:
A la izquierda, “Armar la venta”, con tres pestañas:
Items: el catálogo de servicios, productos, planes y gift cards, con buscador y filtros. Está abierto por defecto.
Clientes: para asociar un cliente a la venta y ver su ficha.
Más opciones: guardar carro, agregar nota, recuperar carro, y todo lo demás.
A la derecha, el carro, siempre visible, con el detalle de lo que va a pagar el cliente y el botón Continuar.
Vista de una columna. La caja se abre angosta y muestra una pantalla a la vez: primero el carro, y el catálogo, los clientes y las demás opciones se abren encima cuando los necesitas.
Cómo cambiar de vista
En la parte superior derecha del carro vas a ver el interruptor Vista ampliada. Apágalo para trabajar en una sola columna, préndelo para volver a las dos columnas.
ℹ️ El interruptor solo aparece si estás en un computador y hay espacio suficiente en pantalla. La preferencia se guarda en ese navegador: si tienes varios puestos de trabajo, tienes que cambiarla en cada uno.
La vista ampliada: “Armar la venta” a la izquierda con sus tres pestañas, el carro a la derecha.
💡 En este artículo, los pasos que solo aplican a la vista ampliada están marcados con 🖥️.
Cobrar una cita
En la Agenda, haz clic sobre una cita
En el recuadro que se abre, haz clic en Pagar > Pagar
Se desplegará una ventana desde la parte derecha de tu pantalla con el servicio de la cita agregada al carro y el cliente asociado.
Haz clic en Continuar y elige el medio de pago que usará el cliente.
¡Listo! Tu venta ya fue registrada, ahora la cita se verá pagada y en la sección Ventas podrás ver la venta registrada.
La pantalla Método de pago con la franja resumen desplegada arriba (“2 ítems · $10.450”) y la flecha ‹ para volver al carro completo.
🖥️ En vista ampliada: al hacer clic en Continuar, la caja se angosta y el carro se convierte en una franja resumen arriba de la pantalla de cobro (por ejemplo, “3 ítems · $50.980”). Haz clic en esa franja para desplegar el detalle y revisar qué estás cobrando. Si te falta agregar algo, la flecha ← de la esquina superior izquierda te devuelve al carro completo.
Cobrar una cita con descuento
Repite los pasos del 1 al 3 del caso anterior.
En la línea del servicio, escribe el descuento en el campo de descuento y usa el botón % / $ para elegir si es un porcentaje o un monto.
El carro actualiza los montos al instante. Ahora puedes hacer clic en Continuar y terminar de registrar la venta.
Los controles aparecen al pasar el mouse por encima de la línea: cantidad, descuento (% o $), editar, eliminar.
🖥️ En vista ampliada: los controles de cada línea (cantidad, descuento, editar y eliminar) aparecen al pasar el mouse por encima de la línea. No necesitas abrir ninguna otra pantalla para poner un descuento.
En la vista de una columna, el descuento se aplica desde el botón Editar de la línea.
Nota: el nuevo precio de la cita se actualizará una vez que termines de registrar la venta.
Cobrar una cita y un producto
Repite los pasos 1 al 3 del primer caso.
Agrega el producto al carro:
🖥️ En vista ampliada: búscalo en la pestaña Items de la izquierda y haz clic sobre él. Se agrega al carro al instante.
En una columna: haz clic en Agregar al carro y elige el producto en el menú que aparece.
Asigna el vendedor del producto para los reportes de comisiones.
Cuando el carro tenga todo lo que el cliente va a pagar, haz clic en Continuar y termina de registrar la venta.
💡 Si vendes el mismo producto o servicio con profesionales distintos, agrégalo una vez por cada profesional: la caja crea una línea separada para cada uno y así las comisiones quedan bien repartidas.
Cambiar el precio o el profesional de un ítem
Algunas cosas se cambian directo en la línea del carro y otras necesitan abrir el editor del ítem.
Directo en la línea del carro (🖥️ en vista ampliada, pasando el mouse por encima):
Cantidad: con los botones − y +, o escribiendo el número.
Descuento: escribiendo el valor y eligiendo % o $.
Eliminar la línea, con el ícono de papelera.
En el editor del ítem, que se abre con el ícono de lápiz (Editar):
Precio
Profesional
Descuento (también se puede desde acá)
Adicionales, en los servicios que los tengan
El editor se abre en la columna izquierda, con el carro siempre a la vista. Mientras editas, el botón Continuar no está.
Para guardar, haz clic en Guardar cambios. Para salir sin guardar, usa Volver.
🖥️ En vista ampliada el editor se abre en la columna de la izquierda, con el carro siempre a la vista. Mientras estés editando, el botón Continuar del carro desaparece: primero guarda o descarta los cambios del ítem.
ℹ️ Las líneas que vienen de una cita agendada no se pueden multiplicar: quedan fijas en 1. Sí puedes cambiarles el precio, el descuento y el profesional.
Cobrar todas las sesiones de un tratamiento
En la Agenda, haz clic en una reserva de servicio con sesiones y luego selecciona la opción "Pagar tratamiento completo"
Se abrirá la ventana de nueva venta con todas las sesiones del tratamiento agregadas y el cliente asociado.
Desde ahí podrás aplicar descuentos en cada sesión o directamente hacer clic en Continuar y terminar de registrar la venta.
💡 Para aplicar descuento del tratamiento, debes registrarlo por cada una de las sesiones.
Cobrar citas no pagadas de un cliente
Abre la caja. Si estás en la Agenda, haz clic en Nuevo > Nueva venta. Si estás en la sección de Ventas, haz clic en Agregar pago.
Asocia el cliente a la venta:
🖥️ En vista ampliada: anda a la pestaña Clientes de la izquierda y búscalo.
En una columna: usa el botón Asociar cliente.
Haz clic en el nombre del cliente para abrir su ficha.
En Servicios por pagar, selecciona todas las citas que quieras cobrar. Si lo que quieres cobrar son sesiones de un tratamiento, están en Tratamientos por pagar.
La ficha del cliente, con todo lo que le queda por pagar.
Cuando las hayas seleccionado todas, haz clic en Agregar al carrito.
Listo, el carro ya tiene todas las citas. Haz clic en Continuar y termina de registrar la venta.
Cobrar una venta sin cita
Abre la caja. Si estás en la Agenda, haz clic en Nuevo > Nueva venta. Si estás en la sección de Ventas, haz clic en Agregar pago.
Si quieres asociar un cliente a la venta, hazlo desde la pestaña Clientes (🖥️ vista ampliada) o con el botón Asociar cliente.
Agrega los ítems que le vas a cobrar al cliente:
🖥️ En vista ampliada: desde la pestaña Items, usando el buscador o los filtros (Recientes, Servicios, Productos…). Cada clic agrega el ítem al carro.
En una columna: con el botón Agregar al carro.
Cuando el carro tenga todo, haz clic en Continuar y termina de registrar la venta.
Crear una venta en una fecha pasada
⚠️ No se puede registrar una venta en una fecha pasada, porque eso puede producir desorden y problemas de cuadre de la caja.
Pero si por alguna razón especial necesitas hacerlo, puedes registrar la venta primero y después editar la fecha de la venta.
Anda a Ventas > Ventas facturadas
Busca la venta que acabas de registrar y haz clic en el botón Ver
En la esquina superior izquierda verás la fecha de la venta y al lado de ella un botón verde
Haz clic en el botón verde y edita la fecha de la venta.
ℹ️ Solo los usuarios con rol de administrador pueden editar la fecha de una venta.
Cobrar con múltiples métodos de pago
Si te pagan una venta con distintos métodos de pago, puedes registrarla así:
Cuando tengas el carro listo, haz clic en Continuar
En la pantalla Método de pago, anda a la sección de la parte inferior llamada “Opciones de pago”.
Haz clic sobre Múltiples métodos de pago.
Verás una pantalla en donde te preguntará por el monto y el medio de pago de la primera transacción.
Al seleccionar Continuar te preguntará por el siguiente pago y así hasta completar el monto de la venta.
Exigir número de comprobante
Si necesitas que para ciertos medios de pago se exija un número de comprobante, puedes configurarlo fácilmente.
Anda a Configuraciones > Sistema de caja > Métodos de pago
Busca el método de pago para el que necesitas exigir un número de comprobante
Activa la opción “Requerir código” para ese método de pago
Guarda los cambios
Ahora cuando se registre una venta con ese medio de pago en la caja, se exigirá un número de comprobante para poder continuar.
😎 Pro tip: Cobrar citas de más de un cliente
😎 Pro tip: Cobrar citas de más de un cliente
Puedes cobrar las citas de varios clientes en una sola venta. Te contamos como:
En la Agenda, haz clic sobre la cita del primer cliente
En el recuadro que se abre, haz clic en Pagar > Pagar
Se desplegará una ventana desde la parte derecha de tu pantalla con el servicio de la cita agregada al carro y el cliente asociado
Quita el cliente del carro para poder asociar al segundo cliente
Asocia al segundo cliente a la venta con el botón Asociar cliente
Haz clic en el botón del cliente
En la ventana que aparece, anda a Servicios vigentes y selecciona todas las citas que quieras cobrar
Cuando hayas seleccionado todas, haz clic en Agregar al carrito
Listo, ahora el carro tiene todas las citas que elegiste cobrar y quedó asociado solo a un cliente. Ahora solo falta elegir el método de pago y terminar de registrar la venta
Cobrar un abono
Abre la caja. Si estás en la Agenda, haz clic en Nuevo > Nueva venta. Si estás en la sección de Ventas, haz clic en Agregar pago.
Si lo deseas y es necesario, asocia un cliente a la venta.
Agrega al carro los ítems que le vas a cobrar al cliente.
Cuando el carro tenga todo, haz clic en Continuar
En las opciones de la pantalla Método de pago, selecciona Abono
Ingresa el monto que van a pagar y el método de pago para terminar de registrar la venta.
😎 Pro tip: Cobra un abono con link de pago
😎 Pro tip: Cobra un abono con link de pago
Si quieres que tu cliente pague el abono en línea, solo tienes que seleccionar la opción "Enviar carro" en el paso 6.
Terminar de cobrar una venta abonada
Tu cliente abonó su cita (pagó una seña) en línea o en tu local, y ahora necesitas cobrarle el monto pendiente.
En la Agenda, busca la cita del cliente y haz clic sobre ella
Haz clic en el botón Abonar
Se abrirá la caja con la cita y el cliente ya cargados.
Haz clic en Continuar, elige el método de pago y termina de registrar la venta. Cuando lo hagas, la reserva se marcará como pagada en la agenda.
✨ Puedes enviar un link de pago por el monto pendiente. Solo tienes que elegir la opción "Enviar carro" en la pantalla de métodos de pago (paso 4).
Si registraste una venta parcialmente pagada y ahora la quieres terminar de cobrar, pero no hay una cita asociada:
Abre la caja
Asocia el cliente a la venta desde la pestaña Clientes (🖥️ vista ampliada) o con el botón Asociar cliente
Haz clic en el nombre del cliente para abrir su ficha
En Ventas abonadas, selecciona la venta que quieres terminar de cobrar. Se cargará en el carro y podrás hacer clic en Continuar para elegir el método de pago y terminar de registrarla.
👀 Si necesitas agregar, quitar o modificar los ítems del carro de una venta abonada, revisa el punto siguiente.
Agregar un servicio o producto a una venta abonada y terminar de cobrarla
Tu cliente abonó su cita en línea o en el local (pagó una seña), y ahora hay que cobrarle el monto pendiente pero necesitas agregar otro servicio o producto.
En la Agenda, busca la cita del cliente y haz clic sobre ella
Haz clic en el botón Abonar
Se abrirá la caja con la cita y el cliente ya cargados
Agrega los servicios o productos desde la pestaña Items (🖥️ vista ampliada) o con el botón Agregar al carro
Haz clic en Continuar, elige el método de pago y termina de registrar la venta. Cuando lo hagas, la reserva se marcará como pagada en la agenda.
Si registraste una venta parcialmente pagada y ahora la quieres terminar de cobrar, pero no hay una cita asociada.
Abre la caja
Asocia el cliente a la venta
Haz clic en el nombre del cliente para abrir su ficha
En Ventas abonadas, selecciona la venta que quieres terminar de cobrar. Se cargará en el carro.
Agrega los servicios o productos que falten
Haz clic en Continuar y elige el método de pago para terminar de registrar la venta.
Agregar una nota a un carro
Cuando tengas un carro armado, puedes agregar una nota para anotar algo importante. Esta nota después aparecerá en el detalle de la venta en la sección Ventas y en los reportes de ventas.
Abre Más opciones: 🖥️ en vista ampliada es la tercera pestaña de la columna izquierda; en una columna es el botón Más opciones de la barra de acciones del carro.
Haz clic en Agregar una nota. Si el carro ya tiene una, el botón dirá Editar nota.
✨ Si necesitas asociar un número de comprobante o boleta a la venta, puedes registrarlo como una nota.
Qué encuentras en “Más opciones”
Las opciones disponibles. La estrella marca las que tienes como favoritas.
Según la configuración de tu comercio, en Más opciones puedes tener:
Opción | Para qué sirve |
Asociar cliente | Vincular la venta a un cliente |
Agregar una nota / Editar nota | Dejar una anotación en la venta |
Guardar carro | Dejar el carro pendiente para cobrarlo después |
Recuperar carro o presupuesto | Abrir un carro o presupuesto guardado |
Guardar como presupuesto | Guardar el carro como presupuesto |
Borrar carro | Vaciar el carro por completo |
Cobrar monto | Cobrar un monto suelto, sin detalle de ítems |
Vender carro como gift card | Convertir el carro en una gift card |
Asociar factura / Ver factura | Vincular la venta a una factura (solo en Colombia) |
Editar favoritos | Elegir qué acciones aparecen a mano en el carro |
Crear acciones favoritas
Muchas veces las acciones que haces en un carro son siempre las mismas. Quizás siempre tienes que asociar cliente, o agregar una nota. Para no buscarlas cada vez, puedes dejarlas como favoritas en la parte superior del carro:
Abre la caja. Si estás en la Agenda, haz clic en Nuevo > Nueva venta. Si estás en la sección de Ventas, haz clic en Agregar pago.
En la barra superior del carro aparecerán las acciones favoritas que vienen por defecto.
Haz clic en el botón + o en Editar. También puedes llegar desde Más opciones > Editar favoritos.
Selecciona las acciones que te gustaría tener a mano (puedes elegir hasta 3).
Haz clic en Guardar en favoritos y listo. En Más opciones, las acciones favoritas quedan marcadas con una estrella.
🖥️ En vista ampliada las acciones favoritas se muestran como botones con ícono, al lado del cliente. Pasa el mouse por encima para ver el nombre de cada una. El botón Más opciones ya no está en esa fila porque tiene su propia pestaña.
Guardar un carro
¿Le armaste un carro a un cliente pero todavía no puede pagar y tienes que cobrarle a otro cliente? Te mostramos cómo puedes hacer eso.
Con el carro armado, abre Más opciones
Haz clic en Guardar carro. Si el carro no tiene cliente asociado, te pedirá asociarle uno para poder buscarlo después.
¡Listo!
Ahora podrás recuperar ese carro para terminar de cobrarlo después.
Recuperar un carro guardado
Abre la caja. Si estás en la Agenda, haz clic en Nuevo > Nueva venta. Si estás en la sección de Ventas, haz clic en Agregar pago.
Abre Más opciones y selecciona Recuperar carro o presupuesto
Búscalo en la lista de carros guardados que aparecerá y selecciónalo para abrirlo y terminar de cobrarlo
💡 Si sabes de qué cliente es, también puedes recuperarlo desde su ficha: asócialo a la venta, haz clic en su nombre y ábrelo desde Carros guardados.
😎 Pro tip: Armar un carro entre varias personas
😎 Pro tip: Armar un carro entre varias personas
Si en tu comercio varios profesionales atienden al mismo cliente, y necesitan agregar ítems al cobro final, este tip te servirá.
El primer profesional que atiende al cliente, arma el carro y agrega lo que necesita cobrar al carro. Cuando ya agregó todo, Guarda el carro
El segundo profesional que atiende al cliente, recupera el carro guardado y agrega lo que necesita cobrar
La persona que va a cobrar recupera el carro guardado y termina de registrar la venta
Editar una venta
Una vez que registras una venta pagada por completo, esta no se puede editar. Si algo quedó mal registrado, tendrás que eliminarla y volver a registrarla con los datos correctos. Esto es así para que todo sea auditable y para prevenir fraudes.
Una vez que registras una venta pagada parcialmente (o abonada), puedes agregar o quitar ítems del carro, pero con la condición de que el monto final del carro sea igual o superior al monto ya pagado.
🎥 Sobre los videos de este artículo
Los videos muestran la caja en vista de una columna. Los pasos escritos y las imágenes están actualizados para las dos vistas.