Antes de empezar es importante que conozcas lo siguiente:
Características generales del funcionamiento de Gift cards en AgendaPro.
Las tarjetas son asignadas a:
- "Comprador": Permite el canje de la tarjeta solo por el cliente que compró la gift card.
- "Al portador": Permite el canje de la tarjeta por quien tenga la clave de la misma.
- No es posible traspasar una gift card "Comprador" a otro cliente.
La vigencia se configura ya sea "Con vencimiento" o "Sin vencimiento", la tarjeta queda activa desde el momento del pago de la misma.
Permite canjear o redimir varias gift card en un mismo pago.
El saldo de cada gift card es propio de cada tarjeta y no puede ser traspasado a otra tarjeta.
Las gift cards se pueden canjear en todos los locales de mi empresa.
1.- Activar función Gift cards
Para configurar la función de Gift card, debemos ingresar a la plataforma como Administrador General y luego ir al ícono de Engranaje > Configuraciones
Selecciona la opción de Sistema de Caja del listado ubicado a la izquierda:
En el módulo Sistema de caja desplázate hacia abajo y encontrarás la configuración de 'Giftcards'
Al activar la opción 'Gift cards' se agregará una nueva opción en la ventana de 'Agregar Pago' denominada 'Gift card', lugar donde podrás configurar la(s) tarjeta(s) que necesites vender.
💡Si desactivas la opción 'Gift cards' se deshabilitará la venta de nuevas gift cards pero podrás seguir aceptando canjes de tarjetas en circulación o emitidas.
Al activar la opción 'Afecto a Impuesto' se realizará un desglose del impuesto en los comprobantes de pago de la venta. Por defecto, dicha opción viene deshabilitada.
De esta forma, has terminado la configuración de Gift card en tu cuenta de AgendaPro.
2.- Venta de Gift cards
Luego de activar la funcionalidad Gift card podrás empezar a vender tarjetas en tu cuenta de AgendaPro. Para registrar una venta puedes realizarlo desde los siguientes módulos:
a. En Agenda utilizando el botón "Nuevo" y seleccionando la opción "Nueva venta"
b. Desde Ventas > Ventas Facturadas, mediante el botón "Nueva venta".
c. O desde Ventas > Caja de Ventas, mediante el botón "Ingresos" y seleccionando la opción "Nueva venta".
Se abrirá una ventana emergente donde podrás configurar la venta a registrar, en la imagen podrás ver la opción que se habilitó de 'Gift Card':
⚠️ Importante: Puede que al registrar una venta tengas nuestra nueva caja lateral, para ver cómo vender y redimir gift cards en esa caja consulta esta guía.
Al hacer click en la opción 'Gift Card' podrás configurar las siguientes opciones:
Opciones de Gift Card:
Precio: Corresponde al saldo inicial que tendrá la gift card.
Vendedor: Selecciona al vendedor que registra dicha venta.
Vencimiento: hay dos opciones disponibles.
a. Con vencimiento: Duración que tendrá la gift card para ser canjeada una vez emitida.
b. Sin vencimiento: La tarjeta no tiene una fecha de vencimiento.
Importante: en ambos casos, la tarjeta se encontrará activa desde el día/hora de registrado el pago en AgendaPro. Por lo tanto, su vencimiento comienza a regir desde la misma fecha/hora.
Una vez configurada la Gift card a vender haz click en el botón 'Agregar' para añadir la tarjeta al carrito de ventas, quedando de la siguiente manera:
Una vez agregada la tarjeta podrás asignar un Descuento a la venta de ese ítem, el cual solo afectará al total a pagar por el cliente final y no al saldo asignado a la gift card.
Por ejemplo, si estoy vendiendo una Gift card de saldo CLP $50.000 y entrego un 10% de descuento, la tarjeta mantendrá su saldo original de CLP $50.000 y el monto que debe pagar el cliente final será de CLP $45.000.
Puedes agregar más Gift cards y/o Servicios/Productos/Planes a la misma venta.
Luego, selecciona el 'Medio de pago' para completar el total a pagar por el cliente por la venta y luego haz clic en el botón "Agregar pago".
💡Importante: Si el carrito de ventas contiene la venta de una Gift card ese pago NO podrá ser guardado como 'Abono', debe ser pagado en su totalidad para poder 'Generar Comprobante de Pago' y finalizar la venta.
Luego haz clic en la opción 'Escoger Comprobante de Pago' y verás la siguiente opción:
Tabla gift cards: Se desplegará todas las gift card que contiene esa venta, donde podrás asociar cada tarjeta para su posterior uso en la columna 'Asociar a', bajo las siguientes opciones:
a. Al portador: La tarjeta podrá ser utilizada por cualquier persona que tenga la clave única de la tarjeta.
b. Comprador: La tarjeta podrá solo ser utilizada por el mismo cliente que está comprando la gift card en esa venta.
Importante: El comprobante del pago de la(s) gift card(s) se emite automáticamente al 'Guardar Pago', generando un certificado tipo 'Ingreso de dinero Gift card' que no corresponde a un Documento tributario, el cual respeta el número correlativo que es configurable en 'Administración', 'Local'.
Una vez configurado los comprobantes, verás un mensaje de confirmación y algunas opciones:
Imprimir: Podrás imprimir el Resumen del pago, Boleta(s)/Factura(s), y el 'Comprobante ingreso Gift card'.
Enviar email: Podrás enviar en un solo email cada comprobante detallado anteriormente en archivos PDF individualizados.
Guardar pago: Guarda el pago realizado sin acciones adicionales.
¿Dónde podemos encontrar la clave para utilizar la gift card?
La clave se incluye en el 'Comprobante de ingreso Gift card', también la puedes encontrar en el formato .PDF que se envía al cliente como Regalo vía email (ver Panel Gift Card en Módulo Ventas para más detalles).
⚠️ Si cuentas con la funcionalidad de facturación electrónica o terminal de pago, no podrás acceder a seleccionar el tipo de beneficiario (al portador, comprador) ya que el registro llega hasta seleccionar método de pago. Por lo tanto todas las gift cards quedarán al portador por defecto.
Así se ve el panel cuando tienen estos servicios (facturación electrónica o POS)
3.- Canjear Gift cards
Para canjear o redimir una gift card ya emitida lo puedes realizar ya sea en el módulo Agenda desde el botón "Nuevo" y seleccionando la opción "Nueva venta"
o en módulo Ventas > Ventas Facturadas al hacer click en el botón "Nueva venta".
En la ventana de "Nueva venta" debes continuar como siempre el proceso de venta, buscando/registrando al cliente final, luego seleccionar ítem(s) para agregar al carrito de venta, una vez que tengas el precio total a cobrar puedes registrar la acción de canjear una gift card, a la derecha verás una franja llamada Gift card:
Al hacer click sobre ella se desplegará una serie de opciones, tal como se muestra a continuación:
a. Campo Clave: En este campo puedes ingresar la clave única de la gift card que el cliente quiere canjear o redimir en esta compra. Una vez ingresada la clave de la tarjeta, AgendaPro te indicará automáticamente el Saldo actual disponible y también su estado, es decir, si se encuentra Activa o Vencida.
b. Campo Monto a canjear: Debes ingresar el monto total o parcial que el cliente quiere canjear en esta transacción.
Luego de completar los pasos anteriores, se habilitará el botón Canjear, ingresando el monto canjeado como 'Gift card' como parte total y/o parcial con el resto de medios de pago (efectivo, tarjetas, etc.) en la sección Resumen de pago.
Listo!, de esa forma ya se realizó el canje parcial/total del saldo disponible de la gift card, por lo tanto, ya puedes continuar con la finalización normal del proceso de pago.
4.- Panel Gift cards
Podrás gestionar las tarjetas emitidas de tu negocio así conocer los montos de dinero que han sido canjeados o redimidos, cantidad de tarjetas por estado, el historial de transacciones o usos, y enviar por email en formato .PDF la gift card como regalo.
Para acceder al panel de Gift card debes ir al módulo Ventas, y seleccionar la opción Gift Card.
Allí podrás acceder a la siguiente pantalla:
A continuación te entregaremos más detalles del panel de Gift card:
Cliente:
Permite que busques a un cliente registrado en tu base de clientes, el cual te indicará todas las gift card(s) que ese cliente haya adquirido en tu negocio.
Los resultados se reflejarán en la tabla de abajo acorde al filtro de de estados seleccionado, ya sea Activas, Vencidas o Todas (incluye los 2 estados), esta última viene seleccionada por defecto.
Clave de la Giftcard:
Permite conocer información detallada de una gift card, para ello debes ingresar la clave de la tarjeta a consultar, si la clave es correcta se mostrarán los resultados en la tabla, en caso que la clave no exista o exista un error, no se mostrarán resultados.
Al presionar el botón "Ver" en un item del listado, se abrirá una ventana donde podrás conocer la información del comprador de la gift card, sus características o condiciones de uso, y el historial de transacciones realizadas desde el momento de su venta.
Panel de información sobre montos de dinero:
Te permitirá conocer los flujos de dinero relacionados con las gift card emitidas, siempre en montos totales de tarjetas vendidas, canjes y saldos de las tarjetas, es importante señalar que dicha información no considera los estados de la tarjetas (activas/vencidas). Pueden existir tarjetas con estado vencido, ya sea agotaron su saldo $0 o por vencimiento (ya caducaron), las cuales también se incluyen en el Saldo total sin canjear.
💡Es importante mencionar que la información de las tarjetas varía según el selector de fechas, locales, y también si buscas las gift card que compró un cliente en particular.
Descargar reporte:
Podrás descargar en formato excel un completo reporte de emisión de gift card, historial de transacciones por cada gift card, así poder realizar un control con los otros reportes que te ofrece AgendaPro en el módulo de Ventas.