1. Primeros pasos en AgendaPro Fitness
¿Qué es AgendaPro Fitness?
¿Qué es AgendaPro Fitness?
Es la solución de AgendaPro para gestionar centros y estudios fitness (pilates, yoga, funcional, boxeo, crossfit, etc.). Permite crear planes, programar clases grupales y personalizadas, gestionar profesores, sedes y salas, controlar cupos y asistencia, y cobrar en línea. Los alumnos reservan y pagan desde la App Mobile AgendaPro.
¿En qué se diferencia del AgendaPro tradicional?
¿En qué se diferencia del AgendaPro tradicional?
El AgendaPro clásico está centrado en citas 1:1 por servicio. Fitness suma el modelo de clases grupales con cupos y planes con límite de clases (ej. "8 clases al mes"), pensado para gimnasios y estudios. Ambos conviven en la misma cuenta.
¿Por dónde empiezo a configurar mi negocio?
¿Por dónde empiezo a configurar mi negocio?
Configurar tu centro toma unos minutos. Lo importante es seguir este orden, porque cada paso usa lo que creaste en el anterior (por ejemplo, no puedes asignarle una sala a una clase si todavía no creaste la sala).
Paso 1 · Crea tus sedes. Una sede es cada local físico. Ve a Configuración → Sedes → "Agregar sede" y completa nombre y dirección.
Paso 2 · Crea tus salas. Son los espacios dentro de cada sede. En Configuración → Salas, agrega cada sala y elige a qué sede pertenece.
Paso 3 · Crea tus categorías. El tipo de disciplina (Yoga, Funcional…). En Clases → "Nueva categoría".
Paso 4 · Carga a tus profesores. En el menú Profesores.
Paso 5 · Crea tus clases. En Clases → "Nueva clase": categoría, sede, sala, profesor, duración y cupos. Luego se programan en el Calendario.
Paso 6 · Arma tus planes. En Planes → "Crear plan": precio, vigencia y clases incluidas.
Paso 7 · Inscribe alumnos y vende planes. Crea al alumno en Alumnos y véndele un plan con "Vender plan". A partir de ahí ya puede reservar desde la app.
2. Clases
¿Qué tipos de clases existen?
¿Qué tipos de clases existen?
Dos: Grupales (varios alumnos por clase, con cupos) y Personalizadas (sesiones 1:1 con un profesional). Se gestionan en pestañas separadas dentro de Clases.
¿Cómo creo una clase?
¿Cómo creo una clase?
Las clases se crean con un asistente de 3 pasos. Ve a Clases → "Nueva clase" y completa:
Paso 1 · Información. Nombre, categoría, descripción opcional, sedes donde se puede dictar y sala por defecto.
Paso 2 · Horario. Eliges si es recurrente (se repite cada semana en los días que marques) o única. Defines días, hora de inicio, duración, profesor de cada bloque y desde qué fecha empieza.
Paso 3 · Políticas y cupos. Defines la capacidad máxima de alumnos por sesión y, si quieres, activas la lista de espera.
Al terminar, presiona "Publicar clase". Las sesiones quedan agendadas en el Calendario.
¿Qué son las categorías y cómo las creo?
¿Qué son las categorías y cómo las creo?
Las categorías agrupan tus clases por disciplina (Yoga, Funcional, Boxeo, etc.). Sirven para filtrar el catálogo que ven los alumnos y para armar planes "por disciplina".
Para crear una: ve a Clases → "Nueva categoría", escribe el nombre de la disciplina y guarda.
Para editarlas o eliminarlas: usa "Gestionar categorías", en la misma pantalla de Clases.
¿Cómo defino los cupos de una clase?
¿Cómo defino los cupos de una clase?
Los cupos son la cantidad máxima de alumnos por sesión. Se definen al crear o editar la clase, en el último paso:
Paso 1. Ve a Clases → "Nueva clase" (o entra a "Editar" en una clase existente).
Paso 2. Avanza hasta el Paso 3, "Políticas y cupos".
Paso 3. En el campo "Capacidad máxima" escribe el número de alumnos que entran por sesión.
Paso 4. Si quieres, activa el interruptor de "Lista de espera".
Para cambiarlo después, entra a la clase, ve al paso "Políticas y cupos" y edita la capacidad máxima.
¿Cómo activo la lista de espera de una clase?
¿Cómo activo la lista de espera de una clase?
La lista de espera se activa por clase. Al crear o editar la clase, ve al Paso 3, "Políticas y cupos" y enciende el interruptor de "Lista de espera".
Cuando la clase se llena, los alumnos pueden anotarse. Si alguien cancela, el sistema inscribe automáticamente al siguiente de la lista (no hace falta que confirme).
¿Qué pasa si una clase no tiene profesor asignado?
¿Qué pasa si una clase no tiene profesor asignado?
La clase se muestra como "Sin profesor" y puedes asignarle uno al editarla. Conviene asignarlo antes de que sea visible para los alumnos.
3. Calendario
¿Para qué sirve el Calendario?
¿Para qué sirve el Calendario?
Es la vista de programación de tus clases. Ahí ves y gestionas las sesiones agendadas por día, sede y profesor.
¿Puedo ver el calendario de una sede específica?
¿Puedo ver el calendario de una sede específica?
Sí. Hay un selector de Sede en la parte superior que filtra todas las vistas (Calendario, Clases, Planes) por la sede elegida o "Todas las sedes".
4. Planes
¿Cómo creo un plan?
¿Cómo creo un plan?
Ve a Planes → "Crear plan". Primero elige cómo empezar: desde una plantilla (un plan típico ya pre-llenado) o desde cero. Luego completa el asistente de 3 pasos:
Paso 1 · Básicos. Nombre, descripción, precio y vigencia (días, semanas, meses o años). Aquí también decides si es "Visible al público" y si se vende a más de una persona.
Paso 2 · Clases. Eliges Plan libre (clases para usar entre todas las disciplinas) o Plan por disciplina (cupos separados por tipo de clase). Defines cuántas clases incluye por período (o "Sin tope" para ilimitadas). Puedes agregar clases personalizadas 1:1.
Paso 3 · Acceso. Marcas en qué sedes está disponible.
Al terminar, presiona "Crear plan".
¿Cuál es la diferencia entre "Plan libre" y "Plan por disciplina"?
¿Cuál es la diferencia entre "Plan libre" y "Plan por disciplina"?
Plan libre: un número de clases por período repartibles entre todas las disciplinas (ej. "8 clases al mes, las que quieras").
Plan por disciplina: cupos específicos por tipo de clase (ej. "4 de Yoga + 4 de Funcional").
¿Qué es la "vigencia" de un plan?
¿Qué es la "vigencia" de un plan?
Es el período durante el cual el plan está activo: se configura en días, semanas, meses o años (ej. "1 mes").
¿Qué significa "Sin tope" en los cupos?
¿Qué significa "Sin tope" en los cupos?
Que el plan permite clases ilimitadas durante su vigencia, en lugar de un número fijo de cupos por período.
¿Un plan puede incluir clases personalizadas (1:1)?
¿Un plan puede incluir clases personalizadas (1:1)?
Sí. Además de las clases grupales, puedes agregar clases personalizadas para que el alumno reserve sesiones 1:1 con un profesional como parte del plan.
¿Qué hace la opción "Visible al público"?
¿Qué hace la opción "Visible al público"?
Si está activa, el plan aparece en el catálogo público de la App Mobile. Si la desactivas, el plan no se muestra a los alumnos pero sigue disponible para venderlo desde caja o por link directo.
¿En qué sedes está disponible un plan?
¿En qué sedes está disponible un plan?
Lo defines en el paso "Acceso": puede estar en todas las sedes o solo en las que selecciones.
¿Un mismo plan puede venderse a más de una persona?
¿Un mismo plan puede venderse a más de una persona?
Sí, hay una opción para planes que se venden a más de una persona (por ejemplo, planes familiares o de pareja).
¿Un alumno puede tener varios planes a la vez?
¿Un alumno puede tener varios planes a la vez?
Sí. Si dos planes cubren la misma disciplina, cada uno mantiene sus cupos por separado y la clase se descuenta del plan desde el que se reservó.
5. Alumnos
¿Cómo agrego un alumno?
¿Cómo agrego un alumno?
Ve a Alumnos → "Agregar alumno". Completa Nombre, Apellido y Email (obligatorios) y, si quieres, el Teléfono. Luego presiona "Agregar alumno".
También se crea un alumno automáticamente cuando le vendes un plan (paso "Registrar nuevo alumno") o cuando lo inscribes en una clase por primera vez.
¿Puedo personalizar la información que registro de cada alumno?
¿Puedo personalizar la información que registro de cada alumno?
Sí. En Configuración → "Campos de alumno" puedes definir campos personalizados según lo que necesite tu negocio.
¿Dónde veo los planes y la asistencia de un alumno?
¿Dónde veo los planes y la asistencia de un alumno?
En la ficha del alumno, donde figuran sus planes activos y su historial.
6. Profesores
¿Cómo agrego un profesor?
¿Cómo agrego un profesor?
Ve a Profesores → "Agregar profesor". Completa Nombre, Apellido y la Sede a la que pertenece.
Si el profesor necesita iniciar sesión en la plataforma (por ejemplo, para usar la app y ver sus clases), marca "Crear cuenta de acceso para la app". Si solo lo registras para asignarlo a clases, déjala sin marcar (quedará "Sin login").
Presiona "Guardar profesor". Ya podrás asignarlo a tus clases.
¿Un profesor puede trabajar en varias sedes?
¿Un profesor puede trabajar en varias sedes?
Actualmente cada profesor se asocia a una sede; para varias sedes se requieren registros separados.
7. Finanzas y pagos
¿Cómo vendo un plan?
¿Cómo vendo un plan?
Usa el botón "Vender plan" (arriba a la derecha, en cualquier sección). Se abre un asistente de 4 pasos:
Paso 1 · Plan. Busca y selecciona el plan que vas a vender.
Paso 2 · Alumno. Elige "Alumno existente" (buscas por nombre o email) o "Registrar nuevo alumno".
Paso 3 · Revisar. Confirmas que el plan y el alumno son los correctos.
Paso 4 · Pago. Registras el pago para activar el plan.
Puedes vender así cualquier plan, incluso los que no son visibles al público. Una vez activado, el alumno puede reservar desde la app.
¿Cómo compra un plan el alumno desde la app?
¿Cómo compra un plan el alumno desde la app?
Elige el plan en la App Mobile y al pagar se le redirige a un checkout seguro. Confirmado el pago, el plan queda activo y puede reservar.
¿Dónde veo mis ingresos y pagos?
¿Dónde veo mis ingresos y pagos?
En la sección Finanzas del panel.
8. Reportes
¿Qué información encuentro en Reportes?
¿Qué información encuentro en Reportes?
Métricas e indicadores de tu negocio, como asistencia, uso de planes y actividad de clases, disponibles en la sección Reportes.
9. Configuración
¿Cómo creo sedes y salas?
¿Cómo creo sedes y salas?
Una sede es cada local físico; una sala es un espacio dentro de una sede donde se dictan clases.
Para crear una sede: Configuración → "Sedes" → "Agregar sede", con nombre y dirección.
Para crear una sala: Configuración → "Salas", indicando nombre y a qué sede pertenece.
Crea siempre primero las sedes, porque cada sala, clase y plan necesita asociarse a una.
¿Qué son las "Clases de prueba"?
¿Qué son las "Clases de prueba"?
Son clases gratis que ofreces a prospectos (personas que todavía no son alumnos) para que conozcan tu negocio. Cuando están activadas, un prospecto puede agendar 1 clase gratis desde tu minisitio.
Para activarlas: ve a Configuración → "Clases de prueba" y enciende el interruptor "Activar clases de prueba".
¿Cómo controlo qué puede hacer cada miembro del equipo?
¿Cómo controlo qué puede hacer cada miembro del equipo?
Ve a Configuración → "Permisos". Ahí ves la lista de los usuarios de tu equipo, cada uno con su rol y las sedes a las que tiene acceso.
Los roles disponibles son: Administrador general (acceso completo), Administrador de sede (gestiona una o varias sedes), Recepcionista y Profesor.
Para revisar o ajustar los accesos de una persona, selecciónala de la lista. Desde ahí puedes darle accesos puntuales sin tener que cambiarle el rol por completo.
¿Dónde configuro las reglas de cancelación y de reserva anticipada?
¿Dónde configuro las reglas de cancelación y de reserva anticipada?
En la configuración del comercio, dentro de Configuración. Ahí defines hasta cuándo puede cancelar un alumno y con cuánta anticipación puede reservar.
10. La App Mobile de tus alumnos
Preguntas frecuentes sobre la experiencia del alumno, para poder responderles cuando consulten.
¿Cómo reservan mis alumnos sus clases desde la app?
¿Cómo reservan mis alumnos sus clases desde la app?
El alumno entra a "Mis Reservas" → abre el detalle de su plan → "Ver clases disponibles" → elige día y clase → "Reservar" y confirma. La reserva le queda en "Próximas" y se descuenta del cupo de su plan.
¿Qué ve el alumno de su plan en la app?
¿Qué ve el alumno de su plan en la app?
Una tarjeta con el nombre del plan, su progreso ("5 de 8 clases este mes"), la fecha de renovación y el acceso al detalle, donde ve las clases incluidas y reserva.
Un alumno dice que la app no lo deja reservar, ¿por qué puede ser?
Un alumno dice que la app no lo deja reservar, ¿por qué puede ser?
Las causas más comunes: su plan está agotado (ya usó todas las clases del período), pausado o vencido; intenta reservar con más anticipación de la permitida; o la clase está llena. Puedes verificar el estado de su plan desde la ficha del alumno.
Un alumno reservó y no asistió, ¿se le descuenta la clase?
Un alumno reservó y no asistió, ¿se le descuenta la clase?
Sí. Una inasistencia cuenta como clase usada: el cupo se descuenta igual de su plan.
¿Hasta cuándo puede un alumno cancelar una reserva?
¿Hasta cuándo puede un alumno cancelar una reserva?
Hasta el tiempo límite de cancelación que define el centro. Si cancela a tiempo, la clase vuelve a su plan; pasado ese plazo, no puede cancelar y la clase se gasta.
Un alumno pregunta por qué su plan aparece "Pausado" o "Vencido", ¿qué le digo?
Un alumno pregunta por qué su plan aparece "Pausado" o "Vencido", ¿qué le digo?
Pausado: el plan fue congelado desde el panel; debes reactivarlo tú para que pueda volver a reservar.
Vencido: pasó la fecha de término de la vigencia; necesita renovar o comprar un nuevo plan.
Agotado: sigue vigente pero ya usó todas las clases del período.
¿Mis alumnos pueden comprar planes directamente desde la app?
¿Mis alumnos pueden comprar planes directamente desde la app?
Sí, si el plan está marcado como "Visible al público". El alumno lo compra con un pago en línea y el plan queda activo automáticamente. Si el plan no es visible, solo se vende desde el panel (caja o link directo).
¿Qué pasa cuando una clase se llena y un alumno quiere entrar igual?
¿Qué pasa cuando una clase se llena y un alumno quiere entrar igual?
El alumno puede unirse a la lista de espera de esa clase. Si se libera un cupo, se inscribe automáticamente al primer alumno de la lista, por orden de inscripción. El alumno recibe un aviso de que quedó reservado; no necesita confirmar nada.
Un alumno quedó inscrito desde la lista de espera pero no puede ir, ¿qué hace?
Un alumno quedó inscrito desde la lista de espera pero no puede ir, ¿qué hace?
Debe cancelar la reserva dentro del tiempo permitido por el centro, igual que cualquier otra reserva. También puede salir de la lista de espera mientras no se le haya asignado el cupo todavía.
